Dokument odprawy celnej – sprawdź co musisz przygotować aby wysłać paczkę poza UE.
Wysyłka paczek poza granice Unii Europejskiej zawsze wiąże się z koniecznością przejścia przez odprawę celną. To obowiązkowy etap dla każdej przesyłki wysyłanej poza UE, niezależnie od jej zawartości – nawet towary nieprzeznaczone na sprzedaż (np. próbki, prezenty) podlegają odprawie. Pamiętaj, że to nadawca jest odpowiedzialny za prawidłowe wypełnienie dokumentów do odprawy. Brak wymaganych dokumentów może skutkować zwrotem przesyłki na koszt nadawcy, opóźnieniami lub dodatkowymi kosztami odprawy celnej.
Co to jest odprawa celna i dlaczego jest kluczowa?
Odprawa celna to proces kontroli prowadzony przez służby celno-skarbowe kraju docelowego. Jej celem jest weryfikacja zgodności zawartości paczki z lokalnymi przepisami importowymi. Odprawa celna przesyłek kurierskich obejmuje sprawdzenie dokumentów przewozowych i handlowych, kontrolę zawartości przesyłki oraz naliczenie ewentualnych opłat celnych i podatku VAT.
Niezbędne dokumenty do paczki – podstawa sprawnej odprawy
Przygotowanie odpowiedniego dokumentu odprawy celnej to klucz do sukcesu. Oto lista najważniejszych dokumentów i informacji, których możesz potrzebować, zależnie od przewoźnika (np. FedEx, UPS, GLS) i rodzaju wysyłki:
- Faktura handlowa / Faktura PRO FORMA:
- Faktura handlowa jest wymagana dla towarów wysyłanych na sprzedaż.
- Faktura PRO FORMA dla towarów niehandlowych (próbki, prezenty). Nawet jeśli towar nie jest na sprzedaż, zawsze należy podać jego wartość W przypadku prezentów o wartości powyżej 45 Euro może pojawić się opłata celna (naliczana zgodnie z prawem kraju docelowego).
- Ważne dane na fakturze: numer faktury, pełne dane nadawcy i odbiorcy, nazwa handlowa i ilość towaru, jego wartość z walutą (np. EUR, USD), kraj pochodzenia towaru, stawka VAT , warunki dostawy Incoterms, koszt transportu (jeśli wliczony w cenę), cel wysyłki (np. sprzedaż, prezent).
- Faktura powinna być uzupełniona w dwóch językach (m.in. angielskim), w oryginale i dwóch kopiach, a każdy egzemplarz musi być podpisany.
- Zawsze dołączaj oryginalny dokument pochodzenia towaru, nawet jeśli informacja o pochodzeniu jest na fakturze.
- Numer EORI: Obowiązkowy dla firm. Możesz go uzyskać na stronie: https://puesc.gov.pl/uslugi/zarejestruj-firme-uzyskaj-numer-eori.
- Karta odprawy celnej (Komunikat IE599): Może być wymagana, np. do rozliczenia VAT 0%. Jeśli jej potrzebujesz, zaznacz to na karcie odprawy celnej. Jeśli wybierzesz opcję „NIE JEST WYMAGANE…” przesyłka zostanie wysłana w poczcie zbiorczej i komunikat nie będzie wystawiony.
- Upoważnienia celne (bezpośrednie i pośrednie): Wymagane przez większość przewoźników. Do upoważnienia należy dołączyć kopie dokumentów firmowych (REGON, NIP, KRS/CEiDG, umowa spółki cywilnej), a w przypadku osób prywatnych – kopię dowodu osobistego. Dokumenty muszą być poświadczone za zgodność z oryginałem.
- Dowód / Świadectwo pochodzenia towaru: Wpływa na stawki celne. Przewoźnik UPS dla towarów o wartości powyżej 6000 EUR i dla wystawienia dokumentu EUR 1 wymagany jest numer Zarejestrowanego Eksportera (REX). Więcej informacji: https://www.podatki.gov.pl/clo/informacje-dla-przedsiebiorcow/pochodzenie-towarow/system-zarejestrowanych-eksporterow-rex/.
- Kody HS (Harmonized System): Należy je przypisać towarom. Pomoc w ustaleniu kodu znajdziesz tutaj: https://internationalshippingassist.van.fedex.com/en-gb.
- Dodatkowe oświadczenia: W zależności od towaru, np. oświadczenie IATA DGR (dla towarów niebezpiecznych) czy oświadczenie eksportera dotyczące towarów strategicznych.
Wszystkie dokumenty należy wydrukować, uzupełnić, podpisać i umieścić w osobnym „kangurku” (koszulce na list przewozowy) obok listu przewozowego, aby celnik miał do nich łatwy dostęp. W przypadku wysyłki wielopaku, dokumenty załącz do przesyłki numer 1.
Kluczowe wskazówki dla sprawnej odprawy celnej
- Precyzyjny opis towaru: Opisy przedmiotów muszą być konkretne i szczegółowe, odpowiadając na pytania: „Co to jest?”, „Z czego jest zrobione?”, „Do czego służy?”. Dokładne opisy minimalizują ryzyko opóźnień.
- Rzeczywista wartość towaru: Zawsze podawaj prawdziwą wartość. Zaniżanie jej może prowadzić do kar finansowych i zatrzymania paczki.
- Bezpieczne opakowanie: Odpowiednie opakowanie zabezpiecza towar i ułatwia ewentualne kontrole.
Odprawa celna bez stresu z Polkurier.pl
Polkurier.pl to platforma, która oferuje dostęp do wielu przewoźników (takich jak FedEx, UPS, GLS) i profesjonalne wsparcie w zakresie wysyłki paczek międzynarodowych. Pomożemy Ci w przygotowaniu dokumentów eksportowych.
Aby Twoja przesyłka dotarła za granicę bez opóźnień, zadbaj o kompletne i prawidłowe dokumenty, realistyczną wycenę towaru oraz zgodność z przepisami celnymi kraju docelowego.
Szukasz pomocy przy odprawie celnej? Skontaktuj się z Polkurier.pl –pomożemy przygotować dokumenty i dobrać najlepszą opcję wysyłki międzynarodowej.