Dokumenty zwrotne - usługa zwrotu podpisanych dokumentów

Usługa dokumentów zwrotnych jest usługą dodatkową udostępnianą przez DPD, UPS, Pocztex, DHL* oraz FedEx. 

Na czym polega usługa zwrotu podpisanych dokumentów? 

Jest to usługa, którą można zrealizować wysyłkę np. umów bankowych, telekomunikacyjnych itp., faktur, dokumentów magazynowych, pisemnych potwierdzeń odbioru towarów poprzez nadanie do klienta 2 egzemplarzy dokumentów wraz z checklistą. 

Jak złożyć zamówienie z usługą zwrotu podpisanych dokumentów? 

1. Wejdź w zakładkę „Zamów kuriera”
2. Wprowadź wymiary przesyłki i zawartość
3. Zaznacz opcję „Zwrot dokumentów” – system wyświetli przewoźników, którzy usługę realizują.

Jak prawidłowo przegotować dokumenty do wysyłki?

1. Przygotuj 2 egzemplarze dokumentów – po jednym dla nadawcy i odbiorcy. Dokumenty w każdym z egzemplarzy należy ze sobą zszyć (Uwaga! Nie należy ich spinać spinaczem – konieczne jest zszycie dokumentów).
2. Do egzemplarza dla nadawcy dopnij checklistę, aby kurier wiedział jakie podpisy i w których miejscach są wymagane.
3. Dokumenty spakuj do koperty – egzemplarz z checklistą należy umieścić na wierzchu.

Czym jest checklista i jak powinna wyglądać? 

To dokument, który pozwala kurierowi na pobranie od odbiorcy właściwych podpisów w odpowiednich miejscach.

Na checkliście musi znajdować się wykaz dokumentów, które znajdują się w przesyłce. Każdy dokument należy opisać w następujący sposób: 
nazwa dokumentu – strona, na której wymagany jest podpis – informacja jeśli wymagana jest pieczątka firmowa / pieczątka funkcyjna itp. 

Przykład: 
1. Umowa o świadczenie usług - strona 3 - podpis wraz z pieczątką firmy
2. Umowa o świadczenie usług - strona 5 - podpis wraz z pieczątką firmy 

Przykładowa checklista znajduje się do pobrania pod artykułem wraz ze wzorem uzupełnionego dokumentu. 

Jakie są terminy zwrotu podpisanych dokumentów? 

DHL - przybliżony termin zwrotu dokumentów to 3 dni robocze.
DPD - przybliżony termin zwrotu dokumentów to 3 dni robocze.
UPS - przybliżony termin zwrotu dokumentów to 4 dni robocze.
FedEx - przybliżony termin zwrotu dokumentów to 4 dni robocze.

*W przypadku przewoźnika DHL od 1 lipca 2025 r. dostępna jest jedynie usługa zwrotu dokumentów elektronicznie. Taki dokument  może mieć maksymalnie 3 strony w formacie A4. DHL zastrzega sobie prawo do odmowy przyjęcia zlecenia wykonania tej usługi w razie niespełnienia warunków, tj. jeżeli wykonanie usługi będzie wiązało się z nadmiernymi utrudnieniami z uwagi na formę, liczbę lub objętość dokumentów lub z uwagi na miejsce dostarczenia przesyłki.